İç kontrol ve denetim, sınırlı kaynakları olan ve iflas etmek istemeyen herhangi bir şirkette gurur duymalıdır. Rusya'nın genişliğinde, bu yön hem yasal hem de kurumsal ve profesyonel açıdan alaka düzeyini kaybetmez. Peki iç denetim kuruluşu nedir?
Terminolojiyle uğraşmak
Temel kavramlara dikkat edelim ve öncelikle iç denetimin ne olduğunu analiz edeceğiz. Bu ifade, yetkili organın temsilcileri tarafından belirlenen çerçevede yürütülen yapı ve yönetim birimlerinin çalışmalarının çeşitli yönlerini kontrol etmek için kuruluşun iç belgeleri tarafından düzenlenen faaliyetleri belirtmek için kullanılır.
Bilginin son tüketicisi bir yönetim kurulu, bir şirketin hissedarları veya üyeleri genel kurulu, bir yürütme organı vb. olabilir.
İzlenen hedef, yönetim bağlantısının sistemin çeşitli öğelerini etkin bir şekilde kontrol etmesine yardımcı olmaktır. Ana görev -ilgi çekici çeşitli konularda güvenilir bilgi sağlar. İç denetçiler genel işlevleri yerine getirir:
- Kontrol sisteminin/sistemlerinin yeterliliğini değerlendirin. Bu, bağlantıların kontrol edilmesi, tespit edilen eksikliklerin giderilmesine yönelik makul ve makul öneriler sağlanması ve ayrıca yönetim verimliliğini artırmak için öneriler hazırlanması anlamına gelir.
- Performansın değerlendirilmesi. Kuruluşların işleyişinin çeşitli yönleri için uzman değerlendirmelerinin sunulmasını ve bunların iyileştirilmesi açısından gerekçeli tekliflerin sağlanmasını ima eder.
Tür çeşitliliği
İç denetim sistemi ne olabilir? Vurgulayın:
- Yönetim sistemlerinin/sistemlerinin işlevsel denetimi. Ekonomik faaliyetin herhangi bir bölümünün üretkenliğini ve verimliliğini değerlendirmek için yapılır.
- İşlevler arası denetim. Ülkedeki bağlantı ve etkileşimin yanı sıra çeşitli görevlerin performansının kalitesini değerlendirir.
- Yönetim sistem(ler)inin organizasyonel ve teknolojik denetimi. Farklı bağlantılar üzerindeki kontrol alıştırmasında görüntülenir. Yönetimle ilgili her şey ilgi çekicidir. Teknolojik ve/veya organizasyonel rasyonaliteye özellikle dikkat edilir.
- Faaliyetlerin denetimi. İyileştirme fırsatlarını belirlemek için tüm çalışma alanları ve devam eden projelerin kapsamlı bir analizini ve nesnel bir anketin yürütülmesini içerir. Ayrıca,organizasyonu dış çevreye bağlayan unsurların doğrulanması başlatılabilir. Örnekler arasında profesyonel bağlantılar, görüntü ve benzerleri yer alır. Burada denetçiler, kuruluşun çalışmasının güçlü ve zayıf yönlerini bulma ve daha üst düzey sistemlerdeki konumunun istikrarını ve gelişme ve büyüme beklentilerini değerlendirme sorunuyla karşı karşıyadır.
- Önceki dört noktada aynı anda bir denetim gerçekleştirilirse, kuruluşun yönetim sisteminin kapsamlı bir denetimi olarak belirlenir.
- Düzenlemelere uygunluğu kontrol etme. Bu durumda organizasyon yapısının yönetim organlarının kanun, yönetmelik ve talimatlarına uyulup uyulmadığı tespit edilir.
- Uygunluk kontrol ediliyor. Yetkililerin faaliyetleri üzerinde rasyonellik, makullük, amaca uygunluk, yararlılık, kararlarının geçerliliği açısından kontrol uygulamasını ima eder.
Sistem yapısının teorik yönü
Yani teorik noktaları düşündük. Ancak iç denetim hizmeti nasıl oluşturulur? Başlangıçta yönetim, şirketin politikasını ve yürütülebilir prosedürlerini geliştirir. Ancak personel onları her zaman anlayamaz, genellikle görmezden gelirler ve yöneticilerin bazen eksiklikleri zamanında kontrol etmek ve tespit etmek için yeterli zamanı yoktur. Bu amaçla iç denetim hizmeti oluşturulmaktadır. Görevleri, yöneticilere kontrol konularında yardımcı olmak, görevin kötüye kullanılmasına ve hatalara karşı koruma sağlamak, risk alanlarını ve çalışma alanlarını belirlemektir.gelecekteki kıtlıkların veya eksikliklerin ortadan kaldırılması üzerine. Ayrıca, yönetim sistemlerindeki zayıflıkları belirlemeye ve ortadan kaldırmaya yardımcı olabilirler. Bütün bunlar, kendileri için bilgilerin toplandığı en yüksek yetkililerle tartışılmalıdır.
Sistem oluşturma aşamaları
Diyelim ki işletmede yüksek kaliteli ve eksiksiz bir iç denetim sağlamamız gerekiyor. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları içeren çok aşamalı bir süreç düzenlemelisiniz:
- Kritik analiz ve ardından kuruluşun işleyişine ilişkin önceden tanımlanmış ekonomik hedeflerin, yapının stratejisi ve taktiklerinin, benimsenen hareket tarzının, fırsatların karşılaştırılması.
- Tüm ihtiyaçları ve ihtiyaçları yansıtan iyileştirilmiş bir iş konsepti geliştirmek ve ardından belgelemek. Ayrıca, gelecekte başarılı bir şekilde uygulanmasına ve geliştirilmesine olanak sağlayacak bir dizi önlem sağlamalıdır. Ayrıca en önemli noktalara da dikkat etmek gerekiyor. Onlar için personel, muhasebe, tedarik, pazarlama, inovasyon, üretim ve teknoloji, finans ve yatırım politikalarını etkileyen ayrı hükümler hazırlanabilir. Her bir unsurun derinlemesine analizine dayanmalı ve organizasyon için en uygun seçenekleri seçmelidirler.
- Mevcut yapının etkinliğinin sonraki ayarlamalarla analizi. İdari, işlevsel ve metodolojik olarak tüm organizasyonel bağlantıları tanımlamanın gerekli olduğu organizasyon yapısını etkileyen bir hüküm geliştirilmektedir.tabi olma, faaliyet alanları, gerçekleştirilen işlevler, ilişkilerin düzenlemeleri. Bir iş akışı şeması da oluşturulur.
- Bir iç denetim biriminin kurulması.
- Standart prosedürlerin geliştirilmesi. Belirli ekonomik ve finansal işlemlerin kontrolü için resmi talimatların oluşturulmasını sağlar. Bilginin kalite (güvenilirlik) düzeyini değerlendirmek, etkin kaynak yönetimi ve uzmanlar arasındaki ilişkileri düzene sokmak için gereklidirler.
İç kontrol ve denetim neden gereklidir?
Böyle bir kararın uygunluğu aşağıdaki tezlerde ifade edilebilir:
- Yürütme organının, organizasyonun bireysel bölümleri üzerinde etkili kontrol sağlamasına olanak tanır.
- Hedeflenen kontroller ve denetçiler tarafından yürütülen analizler, üretim rezervlerini belirlemeyi ve verimliliği artırmanın yanı sıra en umut verici gelişme alanlarını oluşturmayı mümkün kılar.
- Kontrol uygulamasının omuzlarında genellikle muhasebe ve finansal ve ekonomik hizmetler ile ana kuruluşun, şubelerinin ve yan kuruluşlarının yetkilileri ile ilgili danışmanlık işlevlerini yerine getiren uzmanlar.
Bu gibi durumlarda, kural olarak, maksimum kapsam ve etkinliği sağlamak için tek bir genel şema kullanılır. Şuna benziyor:
- İç denetim departmanı tarafından ele alınması gereken belirli konular belirlenir ve net bir şekilde tanımlanır. Onlar için, karşılık gelen bir hedefler sistemi oluşturulur.şirket politikası.
- Hedeflere ulaşmak için gerekli olan ana fonksiyonlar belirlenir.
- Aynı türdeki göstergeleri gruplar halinde birleştirmek ve bunların temelinde işleme, uygulama ve başarılarında uzmanlaşan yapısal birimler oluşturmak.
- Görevleri, hakları ve sorumlulukları tanımlayan bir ilişki şeması geliştirilmektedir. Bunun, her bir yapısal birim için yapılması, sonucun düzenlemelerde ve iş tanımlarında belgelenmesi gerekir.
- Sistemin tüm öğelerinin tek bir bütün halinde bağlantısı. Organizasyon durumunun belirlenmesi.
- İç denetim departmanının kurumsal yönetim yapısının diğer bölümlerine entegrasyonu.
- Dahili çalışma standartlarının geliştirilmesi.
Ardından iç denetim yapmaktan bahsedebiliriz.
İlkeler ve gereksinimler hakkında
Verimli bir sistem elde etmek için ne yapılmalı? Bunu yapmak için aşağıdaki noktalara uyulmasını sağlamak gerekir:
- Sorumluluk ilkesi. Bir iç denetim söz konusu olduğunda, denetimi yürüten kişinin (bir grup insan) görevlerinin uygunsuz bir şekilde yerine getirilmesinden dolayı disiplin, idari ve ekonomik sorumluluk taşıması gerektiğini belirtir.
- Denge ilkesi. Ayrılmaz bir şekilde öncekiyle bağlantılı. Denetçiye, bunları gerçekleştirecek araçlar sağlanmadan kontrol işlevleri verilemeyeceğini belirtir. Ayrıca iş aktivitesinde kullanılmayacak ekstra hiçbir şey verilmemelidir.
- Sapmaların zamanında raporlanması ilkesi. İç denetimin yapıldığı dönemde ortaya çıkan ekstra bilgilerin bir an önce yönetim bağlantısına aktarılması gerektiğini söylüyor. Bu gereklilik karşılanmazsa ve istenmeyen sapmalar şiddetlenirse, kontrolün anlamı kaybolur.
- Yönetilen ve yönetilen sistemler arasındaki yazışma ilkesi. Kontrol sisteminin, etkili ve yeterli veri doğrulamaya izin verecek kadar esnek olması gerektiğini belirtir.
- Karmaşıklık ilkesi. Tam teşekküllü iç kontrol ve denetimin farklı türdeki nesneleri kapsaması gerektiğini söylüyor.
- Görevler ayrılığı ilkesi. Uzmanlar arasında, yetkinin kötüye kullanımını en aza indirecek ve bireylerin sorunlu gerçekleri saklamasına izin vermeyecek şekilde işlevler bölünmesini sağlar.
- Onay ve izin ilkesi. Devam eden tüm mali ve ekonomik işlemlerin ilgili yetkililer tarafından yetkileri dahilinde resmi koordinasyonunun sağlanmasını sağlar.
Başarı için Temel Gereksinimler
İç denetimi zaten oldukça iyi ele aldık. Verimlilik düzeyini artırmak için gereken nitelikler şunlardır:
- İhlal iddiası. Kuruluşu veya çalışanını (gruplarını) dezavantajlı duruma sokan ve sapmaların ortadan kaldırılmasını teşvik eden özel koşullar yaratma ihtiyacını sağlar.
- Yanlış bildirime ve/veya kötüye kullanıma yol açabilecek bir kişi üzerinde çok fazla birincil kontrol konsantrasyonundan kaçınmak.
- Yönetimin menfaatini gerektirir. Kontrol ve yönetim yetkililerinin adil ve karşılıklı işbirliği sağlanmalıdır.
- İç kontrol metodolojisinin uygunluğu (kabul edilebilirliği) için gereklilik. Gerçekleştirilen işlevlerin dağılımının yanı sıra amaç ve hedeflerin rasyonel ve amaca uygun olmasını sağlar.
- Sürekli iyileştirme ve geliştirme talebi. Zamanla, en gelişmiş yöntemler bile modası geçmiş hale gelir. Bu nedenle, sistem esnek olmalı ve ayarlamalarla bile yeni görevlere uyarlanmalıdır.
- Öncelik şartı. Küçük işlemler üzerindeki kontrol, gerçekten önemli görevlerden dikkati dağıtmamalıdır.
- Gereksiz kontrol adımlarının hariç tutulması. Faaliyetleri ek fon ve emek harcamadan rasyonel bir şekilde organize etmek gerekiyor.
- Tek sorumluluk gereksinimi. Eylem ve gözlem talebi tek bir merkezden (bireysel veya belirli bir grup) olmalıdır.
- Düzenlemenin gerekliliği. İç gözetim sisteminin etkinliği, doğrudan düzenleyici belgeler tarafından ne ve kaç sorunun öngörüldüğüne bağlıdır.
- Potansiyel fonksiyonel ikame için gereksinim. Bir iç kontrol birimi inceleme sürecinden geçici olarak çekildiyse, bu, prosedürleri olumsuz etkilememeli veya faaliyetleri kesintiye uğratmamalıdır.
Verimlilik ve etkililik üzerine
Dış ve iç denetimi karşılaştırırken, her biri neyin en uygun olduğuna dair kendi vizyonuna sahip iki önemli grup oluşur. Oldukça ağır argümanlarla pozisyonlarını destekliyorlar. Bu nedenle, iyi bir iç denetim, kuruluştaki iç mekanizmalar hakkındaki bilgilere dayanabilir ve potansiyel olarak tehlikeli veya gelecek vaat eden birçok noktayı belirleyebilir; bu arada, dış uzmanların katılımı, kişisel sempatiyi en aza indirmeye ve denetimin tarafsızlığını sağlamaya olanak tanır. Genel olarak, her kuruluş, koşullara bağlı olarak, kimin hizmetlerini kullanacağı konusunda bağımsız bir karar verir, ancak çalışmalarının sonucunu iyileştirmek yöneticilere bağlıdır.
İç kontrolün performansı nasıl geliştirilir?
Hepimiz daha az kaynakla daha fazlasını istiyoruz. İç denetim sürecini değerlendirmek ve etkinliğini artırmak mümkün müdür? Epeyce. Bunun için ne yapılması gerekiyor? En basit seçenek, etik normlar ve profesyonel standartlar geliştirmektir. Yeterliyse, bunların gözetilmesinden biri, yüksek kalitede bir iş elde edilmesini sağlayacaktır.
Ayrıca üst yönetim, iç kontrol sistemini periyodik olarak denetlemelidir. Müfettişler ne yapmalı? İdeal portreleri nedir? İç Denetçiler Enstitüsü 1941'den beri Amerika Birleşik Devletleri'nde faaliyet göstermektedir. Rusya Federasyonu'nda bu yapı yeni ortaya çıkmaya başlıyor, bu yüzden yabancı meslektaşların deneyimlerinden yararlanıyoruz. İç Denetçiler Enstitüsüana bahsin üzerinde olduğu bir dizi tavsiye belgesi yayınladı:
- Bağımsızlık. Görevlerinin tarafsız bir şekilde yerine getirilmesi ve nesnel yargıların ifadesi ima edilir. Aynı zamanda iş arkadaşlarının yargılarına güvenmenize gerek yok.
- Objektiflik. Bu nokta doğrudan bir öncekinden sonra gelir. Objektiflik, işin beceri ve dürüstlükle yapılmasını gerektirir. Bir raporu derlerken, uzman gerçeği spekülasyondan açıkça ayırmalıdır.
- Sadakat. Bu, iç denetçilerin, sonuçların gözden düşmesine neden olabilecek uygunsuz veya yasa dışı faaliyetlere bilerek girmemeleri gerektiği anlamına gelir.
- Sorumluluk. Uzmanın işi yalnızca yetenekleri ve mesleki yeterliliği dahilinde yapması gerektiği varsayılmaktadır. Ayrıca eylemlerinden sorumlu tutulmalı.
- Gizlilik. Görev sırasında erişilen bilgilerin kullanımında dikkatli olunmalıdır.
Son örnek
Makalenin sonu bu. İç denetimlerin ne olduğuna zaten baktık. Bir örnek, kazanılan bilgileri pekiştirecektir. Diyelim ki ticari bir yapımız var. Aniden, iş yükü ve ciro değişmemesine rağmen gelirde düşüş kaydedilmeye başlandı. Nedeni bulmak için bir iç mali denetim başlar. Başlangıçta, fonların hareketini tanımlayan belgelerle bir tanıdık var,operasyonlar ve benzeri. Tasarımın doğruluğu ve sahtecilik belirtilerinin bulunmadığı araştırılıyor. Bu durumda şüpheli bir şey bulunamazsa, iç mali denetim, gerçek durum ile belgelerde gösterilen durumun uzlaştırılması aşamasına geçer. Örnek olarak, belirtilen malzemelerin, boşlukların, ekipman parçalarının gerçekten var olup olmadığını depoda kontrol eder. Sarf malzemelerine de dikkat edilir. Yani bir araba günde 100 kilometre yol yapıyor ve aynı anda 50 litre benzin harcamayı başarıyorsa, bu şüpheli olmalıdır. Kıtlık, atık ve hırsızlık oluşumunun olası tüm yönlerini dikkatlice incelemek gerekir. Bir iç denetimin tamamlanmasının ardından, belirlenen sorunların ağırlaşmasını önlemek ve yeterli hızlı düzeltici eylemin benimsenmesini kolaylaştırmak için belgeler üst yönetime derhal sunulmalıdır.
