Bireysel ve tüzel kişilerin çeşitli faaliyet alanlarında, Rusya Federasyonu topraklarında onaylanmış belge sınıflandırma sistemi kullanılmaktadır. Kâğıtların derlenmesi, saklanması, dağıtılması ve kullanılması büro işleri gibi bir disiplinle yürütülmektedir. Bu yazıda tüm yönlerini inceleyeceğiz. Belgelerin kavramını ve sınıflandırmasını, işlevlerini ve konunun diğer yönlerini göz önünde bulundurun.
Ofis işleri: genel hükümler
Başlangıç olarak, dokümantasyon desteğinin, kağıtların tasarımı, oluşturulması, depolanması ve işlenmesinden oluşan özel bir faaliyet alanı olduğunu belirtmek gerekir. Belgenin nasıl göründüğüne ve içindeki bilgilere, onunla çalışmanın organizasyonunun nasıl uygulandığına, bir dereceye kadar önemli olan bir veya başka bir yönetim kararının zamanında ve doğruluğuna büyük ölçüde bağlıdır. Kağıtlar işletmelerin, şirketlerin, firmaların faaliyetlerini dikkate alır ve yansıtır. Bu bağlamdakayıt tutma, kanunun bir reçetesi olarak hizmet eder. Denetimler sürecinde öncelikle şirketin faaliyetlerini kaydeden bu belgeler revizyona tabi tutulur.
Yasama Çerçevesi
Belge türlerini ve sınıflandırmalarını analiz etmeden önce, yasal çerçeveye aşina olmanız önerilir. Bu nedenle, bilgiyi ve korunmasını düzenleyen Federal Kanun, bilgilerin belgelenmesi yükümlülüğünü belirler ve bir dizi temel ayarı tanımlar. Adı geçen normatif eylem aynı zamanda bilgi teknolojilerinin geliştirilmesi ve sonraki kullanımında ortaya çıkan ilişkileri düzenlemeyi de amaçlamaktadır. Zorunlu belgelerin diğer yasalar tarafından oluşturulduğuna dikkat edilmelidir. Özellikle, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, faaliyetler için yasal çerçeveyi ve ofis işleri için ilgili prosedürü belirler. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu, belgelerin sınıflandırmalarından birini de oluşturan standart vergi belgeleri oluşturur. Bunlar aracılığıyla, bireylerin ve kuruluşların ticari çalışmalarının yanı sıra vergi ödemelerinin ve ücretlerin devlet bütçesine kesintilerinin zamanında yapılması için muhasebe sağlanır.
Bunun yanı sıra, mevcut Kanun kağıt örneklerini tanımlar. Bu nedenle, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu, kurucu sözleşmelerin, anlaşmaların, tüzüklerin vb. içeriği ve bileşimi için gereklilikler sağlar. Yönetmelikler, günümüzde kullanılan çeşitli yöntemler kullanılarak gönderilecek olan bu belgelerin formlarını belirlemektedir.
RF belgelerinin sınıflandırılması
Rusya Federasyonu'nun ofis işlerinin idari sisteminin çok seviyeli bir sınıflandırma içerdiğini belirtmekte fayda var. Daha ayrıntılı olarak ele alınması tavsiye edilir. Belgelerin ana sınıflandırması aşağıdaki bileşenlerin varlığını varsayar:
- Organizasyonel ve idari belgeler. Buraya kararlar, protokoller, talimatlar, tüzükler, emirler, hükümler eklenmesi tavsiye edilir.
- Genel nitelikteki belgelerin sınıflandırmasına dahil edilen referans ve bilgi kağıtları. Sertifikalardan, muhtıralardan, eylemlerden, telgraflardan, mektuplardan vb. bahsediyoruz.
- Personele göre. Bu belge sınıflandırmasının ifadeleri, çalışma kitaplarını, özellikleri, sözleşmeleri, siparişleri vb. içerdiğini belirtmek önemlidir.
Bireysel, şablon ve standart gibi belge biçimlerini ayırmak gelenekseldir. Sunulan örnekler, belgelerin amaca göre sınıflandırılmasını oluşturur.
Diğer belge türleri
Belgelerin içeriğinin basit veya karmaşık olabileceğini bilmeye değer. Muhasebe belgelerinin kabul yerinde sınıflandırılması, dış ve iç belgelerin varlığını ima eder. Menşeine göre, kişisel ve resmi belgeler arasında ayrım yaparlar. Raf ömrüne göre, menkul kıymetleri kalıcı olanların yanı sıra 10 yıldan fazla veya daha az sınıflandırmak gelenekseldir. Tanıtım işaretine uygun olarak, gizli ve gizli olmayan kağıtların varlığını ima eden özel bir düzenleyici belge sınıflandırması kabul edilmiştir. İlk grubun gizli ve tamamen içerdiğini de eklemek gerekir.gizli belgeler Kayıt yöntemine göre, ses, el yazısı, elektronik, grafik, fotoğraf ve film malzemeleri vb. arasında ayrım yapmak gelenekseldir. Son gruplandırma, belgelerin özelliklere göre sınıflandırılması olarak da adlandırılır.
Acil ve acil olmayan belgeler
Menkul kıymetler acil ve acil olmayan olarak sınıflandırılabilir. Aşamalara göre, taslakları, alıntıları, orijinalleri (başka bir deyişle orijinalleri) ve kopyaları ayırt etmek gelenekseldir. Devlet niteliğindeki belgeler ayrı bir kategoriye dahil edilir. Mevcut mevzuata göre yetkili yapılar talimat, talimat, talimat, talimat, karar, kararname ve kararname çıkarır.
Birincil belgeler
Oldukça hacimli birincil belge kategorisini ayrı olarak ele almanız önerilir. Bu, araştırma, geliştirme, gözlem ve diğer sosyal faaliyetler sürecinde elde edilen arka plan bilgilerini içeren kağıtları içerir. Muhasebe bölümündeki birincil belgelerin, ekonomik öneme sahip işlemlerin uygulanması sırasında oluşturulduğuna dikkat edilmelidir. Halihazırda gerçekleştirilmiş belirli gerçeklerin kanıtı veya kanıtı olarak hareket eder. Kaynak belgeler grubu, örneğin sertifikaları, eylemleri, faturaları, garantileri vb. içerir. Çoğu için özel birleşik formlar onaylanmıştır. Örneğin, bugüne kadar ticari işlemler, sabit kıymetler, nakit ödemeler ve işçilik için muhasebe için özel belge formları oluşturulmuştur.
Belge ayrıntıları
Belirli bir kağıt için birleşik bir form yoksa, şirkette dahili bir form oluşturulur. Yine de, her durumda, orada belirli ayrıntılar bulunmalıdır:
- Belge adı.
- Derleme tarihi.
- Kuruluş adı.
- Ekonomik öneme sahip operasyonun özü.
- Ölçüm cihazları.
- Sorumlu davranan çalışanların listesi.
- Yetkili çalışanların kişisel imzaları.
Dahili ofis işleri
Yapı yönetiminin talimatlarına uygun olarak ve bağımsız bölüm başkanlarının inisiyatifinde, çeşitli hükümlerin geliştirilmesi önemlidir. Bu kağıt gruplandırması, standart ve bireysel eylemleri içerir. İkincisinin içeriğinin öncelikle şirketin organizasyon yapısının bir parçası olan yönetim birimleri, departmanlar, atölyeler ile ilgili olduğuna dikkat edilmelidir. Tipik belgeler, kural olarak, ana üretimin atölyeleriyle ilgilidir.
Yönetmelik taslağının yüklenici tarafından oluşturulduğunu ve ardından şirketin hukuk departmanı ile kararlaştırıldığını bilmeniz gerekir. İtirazlar veya görüşler ortaya çıkarsa, ayrı bir kağıtta veya mevcut olanın ikinci bir nüshasında belirtilir. İşletmede idari nitelikteki kilit eylem, müdürün emridir. Bu belgenin yardımıyla, yapının faaliyeti, kararlar ve talimatlar, çeşitli olaylar, çalışma sonuçları veya denetimlerin sonuçları için prosedür hazırlanabilir.
Rapor, açıklayıcı ve hizmet notu
Bir muhtıra, belirli bir gerçeği veya sorunu, sonucu veya öneriyi belirten bir belgedir. Kuruluşun yönetimine veya daha üst bir yapıya gönderilebileceğini bilmekte fayda var. Bir not, bir şirketteki dahili yazışma türlerinin biçimlerinden biri olan bir mektup türü olarak anlaşılmalıdır. Kural olarak, yapısal bölümlerden şirketin kesinlikle herhangi bir muhatabına gönderilir. Buradaki istisna, doğrudan rehberliktir. Bir notun belirli bir şirket yetkilisi tarafından da gönderilebileceği akılda tutulmalıdır. Adlandırılmış belge bilgilendirici, proaktif veya raporlama olarak tanımlanabilir.
Açıklayıcı bir not, ana kanunun (program, rapor, plan) belirli hükümlerinin içeriğinin bir açıklaması olarak hizmet eden bir kağıt olarak düşünülmelidir. Ayrıca, liderlikten gelen talimatların yerine getirilmemesi veya disiplin ihlalinin nedenlerini açıklayabilir.
Talimatlar
Talimatlar şu anda iki gruba ayrılmıştır. Birinci kategoriye dahil edilen belgeler, yetkililerin, bölümlerin ve benzerlerinin yer aldığı bir işletmede belirli bir işlemi gerçekleştirme prosedürünü düzenler. Belirli çalışanların haklarını, görevlerini, sorumluluklarını ve işlevselliğini belirleyenin iş tanımları (ikinci grup) olduğuna dikkat edilmelidir. Bu kağıtlar, emir ve kanunların talimatlarının (kanunlar, emirler vb.) hangi usule göre yürütülmesi gerektiğini açıklayabilir. İş tanımları da eklenmelidir.sabit veya kalıcı süreli olabilir. Ancak, kalıcı menkul kıymetler zaten her 3-5 yılda bir gözden geçirilir ve gözden geçirilir.
Sonuç
Yani, menkul kıymetlerin kavramını, ana sınıflandırmalarını ve konunun diğer yönlerini ele aldık. Sonuç olarak, bugün Rusya Federasyonu topraklarındaki ofis çalışmalarının oldukça gelişmiş bir kategori olduğu belirtilmelidir. İnsan yaşamının mevcut aşamasında, bu faaliyet, gerekli belgelerin yetkin ve zamanında oluşturulmasını sağlamanın yanı sıra eylemlerle (yani, alma, iletme, işleme, hazırlama, kontrol etme, depolama, kaydetme, sistemleştirme, hazırlama) işleri düzenlemeyi içerir. arşivleme ve yok etme). Ofis teknolojisinin düzenlenmesi bir dizi alana uygun olarak uygulanmaktadır. Standardizasyonun, yasal düzenlemenin ve ayrıca ulusal öneme sahip yasal ve düzenleyici ve metodolojik eylemlerin oluşturulmasının dahil edilmesi tavsiye edilir.
Öyle ya da böyle, organizasyon ve müteakip kayıt tutma, özel becerilerin ve mesleki bilgilerin zorunlu olarak bulunmasını gerektirir. Dolayısıyla bu çalışmanın şirketlerde uygulanması için uygun departmanlar veya hizmetler oluşturulur. Küçük firmalarda sekreterlerin ofis işleriyle uğraştığını ve işletme belgelerinin durumundan müdür tarafından yetkilendirilen çalışanların sorumlu olduğunu belirtmekte fayda var. Her durumda, her belge grubunun bir yeri olmalıdır. Genellikle özel yanmaz dolaplarda saklanırlar. VeSon olarak, çalışanlar uygunsuz kayıt tutma nedeniyle disiplin cezasına çarptırılabilir. Bilgiyi pratikte uygularken bu hatırlanmalıdır.
