Makale, gelen ve giden belgeler, belge akışı ve yapısı, belge akışı, modu ve döngüselliği, dahili ve harici belgeler gibi kavramlar için açıklamalar sağlar. Ofis çalışmaları sırasında gerekli bilgilerin vurgulanması ve güncel vakalarda ve arşivlerde saklanmasının yolları verilmiştir.
Belge akış türleri
Bu bilgi çağında, belge olmadan herhangi bir üretim, tüketim, düzenleme veya dağıtım yapısının işleyişini hayal etmek imkansızdır. Günümüzün bilgi kağıtlarında ve elektronik patlamada belgelerle çalışmak giderek daha karmaşık hale geliyor. Bilginin taşıyıcıları değişiyor, onu işleyenler değişiyor, bilgiyi kullanmanın yasal alanı değişiyor. Belge akışının konsepti ve yapısı da değişebilir.
Belge akışı birimi olarak belge
Belge, herhangi bir maddi nesne biçiminde kaydedilen bilgilerdir. Bir belge bir fotoğraf, video, ses kaydı olabilir, bahsetmiyorum bilekağıt ortam ve dosyalar. Ancak bir belge, ancak bir takım gerekli gereksinimlere sahipse belge haline gelir. Bu gereksinimler ayrıntı olarak adlandırılır ve belirli belge türleri için yasa veya yönetmeliklerle belirlenmiş zorunlu özelliklerdir. Organizasyonel ve idari belgelerin kaydı için, örneğin, GOST R 7.0.97-2016 vardır. En önemli ayrıntılardan biri belgenin tarihidir (bazen saat bile).
Belge akışı nedir
Belge akışı, belgelerin bilgi oluşturma noktaları, bilgi işleme noktaları, bilgi depolama noktaları ve doğrudan bilgi kullanıcıları arasındaki hareketidir. Belge akışları, belgelerin türü ve içeriği, modu ve döngüselliği, hareket yöntemleri vb. açısından çok farklıdır.
Bir kuruluştaki belge akışları (yani işletmeler de) yöne göre gelen ve giden olarak bölünür. Belgelerle çalışırken hataları ve karışıklığı önlemek için her akış türü birbirinden ayrılmalıdır.
Gelen evrak akışı, kuruma posta, e-posta ile gelen, bilerek (kuryeler ile) getirilen evraklardan oluşmaktadır. Girişteki belgeler sıralanmalı, gereksiz - çöp kutusuna kaldırılmalıdır. Gerekli veya muhtemelen gerekli belgeler, alındığı tarihi, belgenin adını ve ayrıntılarını (belgenin tarihi, gönderenin adı, vb.), hangi organizasyon birimini belirten dergilere (kağıt veya elektronik) kaydedilmelidir. belge gönderildi.
Giden belge akışı, oluşturulan belgelerden vekuruluş tarafından verilir veya işlenir. Giden tüm belgelere bir seri numarası verilmelidir, gerekli ayrıntıların varlığı ve doğruluğu kontrol edilir, tarihi gösteren dergilere kaydedilmelidir (kural olarak, bu belgenin imzalandığı tarihtir), giden numara ve belgeyi hazırlayan departmanın kodu.
Belge akışını hemen işlemek mümkün değilse (keskin artış), genellikle kuruluş için çok maliyetli olan hataları ve gecikmeleri önlemek için belgeleri işleyen çalışan sayısını artırmak gerekir.
Belge akışlarının türleri çok farklı olabilir, bunların hepsi kuruluşun faaliyet türüne ve çalışma yöntemlerine bağlıdır.
Büyük kuruluşlar ve işletmeler için, uygun şekilde yapılandırılmış bir belge akışı, malzeme veya ürün akışı kadar önemlidir. Büyük belge akışları için belgesel teknolojik süreçler bile geliştirilir ve uygulanır.
Harici ve dahili belge akışları kavramı
Bir kuruluştaki gelen ve giden bilgilere ek olarak, dahili, yani. yalnızca kuruluşun kendi içinde oluşturulan ve kullanılan bilgiler. Bu bilgiler belirli bir düzeyde gizliliğe sahip olabilir ve aynı departman içinde bile kamuya açık olmayabilir. Aynı kuruluşun bölümleri arasında mektup alışverişi genellikle kabul edilmez. Belgesel iletişim için daire başkanları tarafından imzalanan hizmet notları (raporlar, açıklayıcı notlar, sertifikalar) kullanılır. içindeki notlara ek olarakkuruluşlar siparişleri, talimatları, sertifikaları, teknik belgeleri ve diğer belgeleri yönetir.
Bu nedenlerle iç belge akışı açıkça düzenlenmelidir, böylece gizli bilgiler, alıntılar veya parçalar şeklinde bile olsa, halka açık yerlere düşmez. Bu nedenle, içeriden bilgi, organizasyonun ve bazen de bir birimin sınırlarının ötesine geçmeyi amaçlamaz. Bu durumda, bu tür bilgiler sadece bölüm başkanının izni ile bölümden bölüme aktarılır ve iletim sırasında (kuruluşun arşivine bile) alıcıyı belirten ve alma yetkisini onaylayan özel dergilerde mutlaka kaydedilir (belgelerle çalışma izni).
Belge akış parametreleri
Belge akışı, aşağıdaki parametrelerle karakterize edilen karmaşık bir sistemdir:
- içerik (veya hangi işlevleri yerine getirdiği);
- yapı;
- mod ve döngüsellik;
- yön;
- hacim;
- diğer.
İçerik veya işlevsellik
Bu belge akış parametresi, kuruluş tarafından kullanılan belgelerin bir listesi ve bu belgelerde yer alan bilgilerin bileşimidir. Bu değer, faaliyetleri çok spesifik ve zaman içinde sabit olan az sayıda kuruluş için sabittir (bunlar genellikle mahkemeler, arşivler, siciller ve diğer üretim dışı kuruluşlardır). Çoğu kuruluş, özellikle de üretim için, belge akışı, sürekli değişen, sabit olmayan bir değerdir.çeşitli değişikliklere bağlı olarak: faaliyet türü, ortaklar, teknolojiler, malzemeler, mevzuat ve değişen üretim ve geçici değişikliklerle ilgili diğer gereksinimler.
Belge akış yapısı
İş akışının kavramı ve yapısı, belgelerin sınıflandırılmasının ve indekslenmesinin verildiği özelliklerle tanımlanabilir, tüm oryantasyon sistemi kuruluşun belgelerinin referans aparatında oluşturulur. Tipik olarak, böyle bir yapı, belge akışının türüne ve amacına karşılık gelir.
Mod ve döngüler
Bu parametreler, zaman içinde gelen bilgi yükündeki değişiklikleri belirler. Bu, örneğin, kabul kampanyası sırasında bir eğitim kurumuna başvuran adayların kişisel dosyalarıyla veya oturumlar ve mezuniyet sırasında öğrencilerin belgeleriyle yapılan çalışma miktarında keskin bir artıştır.
Bu tür değişiklikler organizasyonun iç ritimleriyle ilgilidir ve genellikle oldukça tahmin edilebilir ve planlıdır.
Belge akış yönündeki değişiklikler
Bu değişiklikler bilgi işlem biriminin çalışmasının içeriği ile ilgilidir. Bunlar, belgeleri kaydetme yollarındaki farklılıklar, belgelerin yürütülmesi için son tarihlerin izlenmesi yolları, onlarla tanışma yolları ve özellikle çeşitli belgelerin onaylanması ve koordinasyonu. Belge akışlarının yönündeki değişiklikler, kuruluşların yapısındaki ve yönündeki dahili değişikliklerden de etkilenecektir.
Belge akış hacmi
Belge akışının hacmi,Hem belgelerin sayısı hem de sayfa, karakter, sanatçı sayısı ve belgenin üzerinde anlaşmaya varıldığı kişiler tarafından ifade edilebilen belgeler (hem orijinaller hem de kopyalar). Örneğin, bir sözleşme üzerinde anlaşmanız veya imzalamanız gereken ortak kuruluşların sayısı.
Kuruluşun iş akışı, tüm akışlardaki toplam belge sayısını içerir.
Kuruluşta belge akışlarıyla çalışmanın iyileştirilmesi
Bu işi geliştirmek için, tüm evrak sürecini incelemek, süreci teknolojik olarak yetkin kılan net öneriler oluşturmak gerekir: belgelerle çalışırken tekrarı ortadan kaldırın, onunla ilgili olmayan departmanlar tarafından belge onayını hariç tutun. Belge akışı ne kadar büyük olursa, kuruluşun idari aygıtı veya en azından çoğu o kadar fazla yüklenir.
Belgelerle personelin çalışmasını iyileştirmenin ana noktalarından biri, belge akışının tüm aşamalarında mesleki eğitimlerinin seviyesi, personelin optimal iş yükü, her bölümde bir belge ile işin net bir şekilde düzenlenmesidir.
Geniş belge akışları ile düzenleme ve standardizasyon, mekanizasyon ve ofis otomasyonunu kullanmayı mümkün kılar, belgelerle çalışan çalışan sayısını optimum sayıya düşürür.
Ne yazık ki, belge akışlarının hacmi hakkındaki bilgiler, kusurlu muhasebe yöntemleri nedeniyle genellikle hafife alınır.
Temelbelge akışı için modernlik gereksinimleri
- Düzenlilik. İnsan faaliyetlerinde bilgi akışındaki herhangi bir tıkanıklık veya başarısızlık, tüm sistemin bir bütün olarak bozulmasına yol açar. Belge hacminde bir artış önceden düşünülmeli ve planlanmalıdır.
- Kontrol edilebilirlik. Bilgi akışı yönetilebilir ve yönetilmelidir. Ofis sistemi sadece istikrarlı değil, aynı zamanda operasyonda da esnek olmalıdır; personel, tüm ofis operasyonlarında evrensel olarak eğitilmiş olmalıdır.
- İş gücünün rasyonalizasyonu, mekanizasyonu ve otomasyonu yoluyla iş akışının verimliliğini sürekli iyileştirmek.
- Son teslim tarihleri, sanatçılar vb. belirtilerle belgelerin hareketinin rota-teknolojik haritalarının düzenli olarak derlenmesi ve güncellenmesi.
- Belgelerin standartlaştırılması, işleme yöntemleri, uygun arşivleme, her belge için saklama konumlarının belirlenmesi, belge aramayı hızlandırır ve onlarla çalışır.
