İletişim, herhangi bir kuruluşun başarısı için gereklidir. Bu, herhangi bir işletmenin bir tür "dolaşım sistemi" dir. Başarılı yöneticiler, üst düzey yöneticiler ve yetkin profesyoneller, büyük ölçüde iletişim becerileri sayesinde başarıya ulaşmıştır. Kişilerarası, grup ve organizasyonel iletişimin nasıl güçlendirileceği ve eş zamanlı olarak geliştirileceği makalemizde ayrıntılı olarak anlatılacaktır.
İletişim süreci - nedir?
İletişim, yöneticinin etkili kararlar almak için gerekli bilgileri edindiği ve ayrıca alınan kararları işletmenin çalışanlarına getirdiği bilgi alışverişi prosedürüdür. Kötü iletişim performansı durumunda, kararlar hatalı olabilir. İnsanlar, yetkililerin onlardan ne istediğini iyi anlamayacak ve bu, kişilerarası ilişkilerde bir bozulma ile doludur. İletişim süreçlerinin etkinliği genellikle aşağıdakiler tarafından belirlenir:kararların kalitesi ve gelecekte nasıl uygulanacağı.
Bilgi, kişiler arası ve kurumsal iletişimin uygulanmasında özel bir rol oynar. Bu, iletişimin sonucudur, iletişimsel prosedürün dış tezahürüdür. Bilgi, bir kişinin sözlü davranışında özel bir yer tutar. Bir konudan diğerine geçer. Aynı zamanda bireyler, gruplar veya tüm kuruluşlar burada özne olarak hareket edebilir.
İletişim, fikirleri, fikirleri, becerileri, gerçekleri, algıları veya duyumları ileterek yapılabilir. Yanıt olarak istenen yanıtı almayı gerektirir. Aynı zamanda, örgütsel iletişim ve bilgi sisteminin birbiriyle bağlantılı olmasına rağmen farklı fenomenler olduğu dikkate alınmalıdır. Dolayısıyla iletişim sadece iletilen şey değil, aynı zamanda bu "bir şeyin" nasıl iletildiğidir. Bilgi, iletişim sürecinin yalnızca ayrılmaz bir parçasıdır.
Örgütsel İletişim Sistemi
İletişim, iki veya daha fazla kişinin belirli bilgileri değiş tokuş ettiği bir süreçtir. Örgütsel iletişimin temel amacı, değiş tokuş edilecek bilgilerin anlaşılmasını sağlamaktır. Sonuçta, değişimin gerçeği, uygulanan prosedürün başarısını garanti etmez.
Organizasyonel iletişim sistemi birkaç konudan oluşur:
- gönderen - bir fikir üreten veya iletim için bilgi seçen kişi;
- kanal - bir dizi bilgiyi iletmenin bir yolu;
- alıcı - bilgiyi alan ve yorumlayan kişi;
- mesajlar - bir dizi belirli karakterle kodlanmış doğrudan bilgi.
Gönderen ve alıcı iki ana varlıktır. İletişim sürecinde birbirleriyle ilişkili birkaç aşamadan geçerler. Görevleri, bir mesaj oluşturmak ve her iki tarafın da orijinal fikri aynı şekilde yorumlayacağı şekilde iletmek için bir kanal kullanmaktır. Bu oldukça zor bir iştir, çünkü sonraki her adım fikrin anlamını bozabilir.
Kişiler arası ve kurumsal iletişimin dört aşaması şöyle görünür:
- bir fikir üretme;
- İstenen bilgi aktarım kanalının kodlanması ve seçimi;
- bilgi aktarımı;
- kod çözme.
Her adım hakkında biraz daha fazla.
İletişim öğeleri
Genellikle, iletişim prosedürü yalnızca birkaç saniye sürebilir ve bu nedenle, içindeki belirli aşamaları ayırmak oldukça zordur. Yine de sosyologlar iletişim sürecinin dört ana aşamasını belirleyip analiz ettiler.
İlk aşamaya fikir üretme denir. Örgütsel iletişim, belirli bilgilerin formüle edilmesiyle başlayan bir prosedürdür. Gönderici, sorunu bir mesaj ileterek çözer. Gönderici fikri düşünmek için yeterince zaman harcamadığından, bu tür girişimler genellikle daha ilk aşamada başarısız olur.
Birçok uzman, baskın olanın bile önemini vurgulamaktadır. İlk aşamanın değeri. Amerikan İç Savaşı'nın bir kahramanı olan Jefferson Davis bir keresinde "Düşünmeye başlamadan konuşmaya başlamayın" demişti. Her zaman alıcıya iletmek istediğiniz fikri düşünmelisiniz. Bu fikrin alaka düzeyi ve yeterliliğinden ve ayrıca belirli durum ve amaçtan emin olmanız gerekir.
İkinci adıma kodlama ve kanal seçimi denir. Örgütsel iletişim kültürü, gönderenin belirli sembollere iletmek istediği fikrin yeniden formüle edilmesini gerektirir. Sözcükler, jestler, tonlamalar veya başka bir şey olabilir. Bir fikri eksiksiz bir mesaja dönüştüren kodlamadır.
Fikri iyi iletmek için gönderici, kodlama için kullanılan karakter türüyle uyumlu bir kanal seçmelidir. En iyi bilinenleri konuşma, yazı ve çeşitli elektronik ortamlardır: video kayıtları, e-posta, bilgisayarlar vb. Kanal, seçilen karakterlerin fiziksel biçimine uygun değilse materyalin iletilmesi mümkün değildir. Kanalın ilk aşamada geliştirilen fikirle uyuşmaması durumunda iletişim süreçlerinin etkinliğinin az altılabileceği de unutulmamalıdır.
Kişilerarası, grup veya organizasyonel iletişim prosedüründeki üçüncü aşama, bilginin doğrudan iletilmesidir. Gönderici, mesajı iletmek için kanalı kullanır - kodlanmış fikir fiziksel olarak iletilir.
Son olarak, son adıma kod çözme denir. Alıcı, gönderici tarafından oluşturulan alınan karakterleri çevirir.kendi düşünceleri. İletişimin tamamlanması, sürecin iki öznesi tarafından fikrin formüle edilmesiyle bağlantılıdır.
İletişim türleri
Örgütsel iletişim, birçok farklı unsuru içeren geniş ve çok hacimli bir süreçtir. En yaygın sınıflandırmaya göre, iletişim prosedürü iç ve dış olarak ayrılmıştır. Dış süreç, organizasyon ve dış çevre arasındaki etkileşimdir. Ayrıca, dış faktörler kuruluşun faaliyetlerini güçlü bir şekilde etkiler.
İşletmeler, dış ortamlarının bileşenleri ile iletişim kurmak için çeşitli araçlar kullanır. Mevcut potansiyel tüketiciler, reklam veya diğer malları tanıtma araçları aracılığıyla gerekli bilgileri alırlar. Burada çok önemli olan, kurumsal imajı oluşturan belirli bir imajdır.
İkinci iletişim türü dahili olarak adlandırılır. Bunlar, farklı seviyeler ve departmanlar arasındaki organizasyon içi bağlantılardır. Resmi veya gayri resmi olabilirler.
Resmi iletişim bağlantıları, işletmenin organizasyon yapısı, yönetim seviyeleri ve işlevsel birimler arasındaki ilişki tarafından belirlenen olgulardır. Gayri resmi iletişim, sözde "söylenti kanalı" dır. Söylentiler her zaman yanlış bilgi olarak kabul edilmez. Araştırmalar, örgütsel söylentilerin %80'inden fazlasının çok gerçek ve sağlam temellere sahip bir olay tabanına sahip olduğunu gösteriyor.
Örgütsel iletişim, resmi olmayan kanalların en geniş sistemidir. Bu, aşağıdaki bilgi türlerini içerebilir:
- organizasyon yapısını değiştirmek;
- yaklaşan promosyonlar ve transferler;
- organizasyonel anlaşmazlıkların ayrıntıları;
- yaklaşan üretim kesintileri;
- resmi olmayan toplantılar vb.
Başka bir sınıflandırmaya göre, örgütsel iletişimin yapısı düzeylerden oluşur. Böylece, bilgi aktarımı süreçleri dikey olarak uygulanabilir - yani, azalan ve artan olabilirler. Azalan bilgi süreçleri grubu, bilginin daha yüksek bir seviyeden daha düşük bir seviyeye aktarılmasıdır - örneğin, bir çalışana görevler, öncelikler, istenen sonuçlar vb. hakkında soru sorulduğunda. Yukarı doğru iletişim, teklifler, raporlar şeklinde gerçekleştirilir., açıklayıcı notlar vb.
Departmanlar arasındaki, çalışma grubu ile yetkililer, sendika temsilcileri ve yönetim vb. arasındaki iletişim süreçlerini de vurgulamalısınız.
İletişim engeli türleri
Örgütsel bir iletişim kültürünün etkinliği, sözde engeller - kişilerarası engeller nedeniyle belirgin şekilde azalabilir. Sistem düzeyinde, birkaç türe ayrılırlar.
İlk engel algısal koşullardan kaynaklanıyor olabilir. Bir yöneticinin veya yönetim yapısının herhangi bir temsilcisinin işi, algının özünü anlamak, "birey için gerçekliği" belirlemektir. İnsanların çevrelerindeki gerçek olaylara değil, olaylara tepki verdikleri bilinmektedir. Bu fenomenleri algılamanın yolları. Algıyı etkileyen faktörleri anlayarak birçok engelin üstesinden gelinebilir.
Algısal engelin en yaygın örneği, alıcı ve göndericinin faaliyet alanları arasındaki çatışmadır. Aynı bilgiler, deneyimlerine bağlı olarak farklı şekillerde yorumlanabilir. İnsanlar ilgi alanlarını, görüşlerini, gereksinimlerini ve duygusal durumlarını dikkate alarak bilgileri seçici olarak alabilirler.
Bir sonraki kurumsal iletişim engeline semantik denir. Anlambilim, sözcükleri kullanma ve onlara anlam verme bilimidir. Bazı kelimeler, bağlama göre anlamlarını değiştirebildikleri için genellikle yanlış anlaşılmalara yol açar.
Sözel olmayan engeller, iletişim engellerinin üçüncü grubudur. Sözcükler dışında herhangi bir karakterden bahsediyoruz. Bu bir gülümseme, gergin bir yüz, çatık kaşlar, göz teması ve daha fazlası. Burada özellikle önemli olan tonlamadır - kelimelerin tam olarak nasıl telaffuz edildiği. Aynı ifadeye farklı bir karakter, eşit olmayan bir duygusal çağrışım verilebilir.
Etkisiz geribildirim, örgütsel iletişimde dördüncü sorunlu faktördür. Gönderilen mesaja en azından bir miktar tepki vermenin değerini herkes bilir. Aksi takdirde, taraflardan biri iletişimin başarısız olduğunu düşünecektir.
Örgütsel iletişim sisteminde problem çözme
Şu anda,iletişim engellerini etkin bir şekilde aşmak ve kurumsal çalışanlar düzeyinde iletişimin verimliliğini artırmak.
Öncelikle işletme yönetimi, çalışanlarının iletişim becerilerinin gelişimine önem vermelidir. Konular arasındaki en popüler etkileşim yöntemi aktif dinlemedir. Bu tekniğin anlamı, dinleyicinin, konuşmacıya başlangıçta iletmek istediği şeyi tam olarak söylemesine yardımcı olma yeteneğinde yatmaktadır. Aktif dinlemenin birkaç ilkesi vardır:
- soru sorun, ancak konuşmacının sözünü kesmeyin;
- muhatabınızı üzerinize alın, samimi ve sıcak bir ortam oluşturun;
- Sabırlı olun ve öğrenme aşamasında çatışmalardan kaçının;
- muhatapta sempati ve ilgi gösterin;
- Dikkat dağıtıcıları etkisiz hale getirmeye çalışın, dış müdahalelerden kaçının.
İkincisi, patronların kendi istek ve fikirlerini aktarmadan önce netleştirmeleri gerekir. İletim nesnesi haline getirilmesi gereken konuları ve sorunları düzenli olarak düşünmek ve analiz etmek gerekir.
Verimli organizasyonel iletişim, geri bildirim verme, "dışarıdan bakma", olası sorunlara duyarlılık vb. tekniklerin kullanılmasıyla sağlanabilir.
Kişilerarası iletişim
Herhangi bir örgütsel iletişim biçimi, yalnızca ana unsurları niteliksel olarak biçimlendirildiği takdirde başarılı sayılacaktır -kişilerarası iletişim fenomeni. İki veya daha fazla özne arasındaki iletişim nasıl doğru bir şekilde tasarlanır? Başlamak için akılda tutulması gereken birkaç ilke vardır:
- söylenen veya gönderilenlerin yok edilmesinin geri döndürülemezliği;
- iletişim sürecinin vazgeçilmez koşulu olarak geri bildirim;
- Toplumda kişilerarası iletişimin geri döndürülemezliği ve kaçınılmazlığı.
İletişimin üç ana biçimi vardır. Bu iyi bilinen bir diyalog, monolog ve polilogdur. Örgütsel bir iletişim biçimi oluşturmada özel bir rol oynayan ikinci biçimdir.
İletişim süreçlerini optimize etmenin yolları
Geri bildirime özellikle dikkat edin. Örgütsel iletişimin vazgeçilmez bir unsurudur. Bu bileşenin rolü hafife alınamaz. İletişim sürecini en kaliteli ve etkili kılan tepkidir.
Geri bildirimin zamanında ve net bir şekilde yapılandırılması gerektiğini unutmayın. Açıklayıcı bir orijinal mesaj ve bir dizi açıklayıcı soru içermelidir. Orijinal mesajın hem olumsuz hem de olumlu olarak değerlendirilmesi istenmez.
Geri bildirim almanın en yaygın ve güvenilir yolu soru sormaktır. Çoğu zaman, gelen mesajı alıcının ilk başta duymak istediği şeyle karşılaştırmaları gerekir. Aynı şey gönderen için de geçerlidir: Gönderilen materyali orijinal olarak formüle edilmesi gerekenlerle karşılaştırmak için alıcıya ek sorular sorabilir.
içinkurumsal iletişimin etkin yönetimi için, çalışanların teknik iletişim becerilerini geliştirmeye çalışmak gerekir - yani not yazma, faks, e-posta kullanma vb.
Yönetim sistemleri ve iletişim kültürü net bir şekilde oluşturulmalıdır. Modern organizasyonlar, kurumsal tipte "yardım hatlarını" kullanabilir - çalışanlar herhangi bir zamanda bilgi alışverişini kullanabilir, açıklayıcı sorular sorabilir, düşüncelerini ve değer yargılarını ifade edebilir, ortak piknikler, geziler vb. organize edebilir. Bütün bunlar kurumsal iletişimin resmi olmayan örnekleridir.
Öyleyse, kurumsal iletişimin etkinliğini artırmanın birkaç yolu var. Aynı zamanda, bir soru hala geçerli: veri alışverişi ve iletişim prosedürleri neden gerekli? Ne anlama geliyorlar ve ne anlam taşıyorlar? Daha fazla anlamaya çalışalım.
Örgütsel süreçte iletişimin önemi
İletişim süreçlerinin gelişimindeki modern dönem, bu olguyu toplumsal üretimin ihtiyaçları tarafından belirlenen bir ürün olarak değerlendirmemize olanak sağlamaktadır. Emek, arazi ve sermaye gibi geleneksel faktörler, yalnızca veri alışverişi ve iletişim prosedürleri etkin bir şekilde kullanılırsa işleyecektir.
İletişim, bir bilgi aktarımı ve yanıt sistemi olarak anlaşılır. Bu bilgi alışverişi, fikri mülkiyet, çeşitli bilgi türleri vb. Yönetimsel iletişim faaliyetlerinde uzmanlaşma prosedürü aşağıda vurgulanmıştır.amacı, her türlü örgütsel sermayenin etkin oluşumu ve yetkin gelişimi olan özel bir profesyonel hizmet türü. Bu amaca yalnızca bilgi iletmek için özel teknolojilerin, araçların, yöntemlerin ve mekanizmaların kullanılmasıyla ulaşılabilir.
İletişim olmadan iletişimin olmadığı ve iletişim olmadan herhangi bir grubun varlığından şüphelenilemeyeceği bilinmektedir. Bu nedenle iletişim, grubun gelişimi ve yaşamı için belirleyici bir koşuldur.
Tüm iletişimler iki gruba ayrılabilir: resmi ve gayri resmi. İlk grup, öngörülen tipte, yani kontrol sürecinde yer alan unsurları içerir. Gayri resmi iletişim türleri daha küçük bir paya sahiptir. Kendiliğinden ortaya çıkarlar ve çoğu zaman tartışılmazlar. Aynı zamanda her çalışan kendi varlığının farkındadır.
Bir yönetici veya başka bir lider, iletişim araçlarına iyi hakim olmalıdır. Sorumlulukları arasında iletişim sürecinde alınan araçları doğru kullanmak, engelleri ve engelleri aşmak yer alır.
İletişimin örgütsel davranışı, bilgileri yöneticilere ve kararları icracılara iletmektir. İletişim süreçleri olmadan, insan faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlamanın yanı sıra bir organizasyon inşa etmek imkansızdır.
Böylece, bilgi aktarım prosedürü her şeye yardımcı olur: belirli bir kuruluş ile dış ortam arasında bir bağlantı sağlamanıza, organize olmanıza olanak tanır.tüm yönetim fonksiyonlarının etkileşimi ve alınan kararların tutarlılığı.
İletişim ağlarının türleri
Örgütsel iletişim sisteminden bahsederken, bir iletişim ağı kavramını ayrı tutmak gerekir. Bir hatla birbirine bağlanan iki kuruluş birimine kanal denir. Bilgi aktarımı sırasında, bir kanal iki veya daha fazla organizasyon birimini birbirine bağlayabilir. Bir bilgi ağı bu şekilde oluşturulur - herhangi bir kuruluş için oldukça yaygın bir durumdur.
Ağlar açık ve kapalı. Açık olanların mevcut kanallardan bilgi akışına engelleri yoktur. Bu, örneğin, bir "zincir" - bilgi aktarımı için doğrusal bir bağlantıdır. "Zincir" tekrarlayan, rutin işlemler için etkilidir, ancak sürekli değişen koşullarda çalışmak için pek uygun değildir. Benzer bir şema "Tekerlek" dir. Tüm bilgiler er ya da geç merkezi bir konumda bulunan çalışana gidecektir.
Kapalı ağlar, bilginin yayılma şekliyle sınırlıdır. Ticari sır tutan kuruluşlar tarafından kullanılırlar.
